パソコン会計、導入支援 2004.6.15
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今は昔と違って様々な会計ソフトが出回っており、手書きで会計帳簿を作成することは少なくなりました。市販の会計ソフトのほとんどが簿記の知識がなくても操作できるということを謳っていますが、現実問題として簿記の知識なくして会計帳簿を作成することは、色々な面で支障をきたします。
会計ソフトといっても、パソコンショップなどの店頭では様々なものが販売されています。どれを選ぶかは、好みや相性の問題があって一概には言えないのですが、どれを選んでも「簿記」というベースの上に作られているので、役目は果たせます。選ぶときの基準をあえて挙げるとすると、そのソフトを使っている人が周りにいるか、顧問の会計事務所がある場合はそこと連携がとれるか、といったことでしょうか。要するに分からないことがあった場合に、身近にすぐ答えてくれる人がいるかどうかということです。


記帳の流れ

それでは会計業務の流れを追ってみましょう。まずは「記帳」によって作成された帳簿類があることが前提となります。再度確認しておきますが、今から正式な会計帳簿を作成していくので、最初の段階である「記帳」においては、様式そのものよりも、事実が記入されているということが重要になります。
次の段階は、帳簿類から仕訳を起こすことです。この仕訳を起こすという段階で簿記の知識が必要になります。会計ソフトへの入力は、振替伝票・仕訳日記帳・出納帳などどのような入力画面を使ってもソフトの側で関係帳簿への自動記入が行われます。つまり、仕訳さえ正確に行えば後はパソコンが勝手にやってくれます。


パソコンが自動計算・自動集計

仕訳を正確に入力すると、総勘定元帳・補助元帳・試算表・決算書などすべての帳簿が自動的に作成されます。途中で修正が入ってもパソコンのことなのですべて自動で再計算されます。では、このほかに何が難しいのでしょうか?実はすべてが自動というところに落とし穴があります。どのような内容であっても入力さえしてしまえば、それなりの帳簿は出来上がってしまいます。でも、ここでも簿記の知識がないと合っているのかどうか判断できません。また、初期設定が不十分であれば出来上がった資料を経営に役立てることができません。せっかく手間のかかる計算をパソコンがやってくれるのですから、出来上がった資料も有効に活用したいものです。これらの設定だけは自社の実情に応じて決めなければならないため、買ってきた会計ソフトをそのまま使っただけでは役に立ちません。


自社に応じた科目設計が重要

それでは、買ってきた会計ソフトの初期設定に入っていきましょう。ここで注意すべきは「勘定科目」と「補助科目」の2点です。
勘定科目とは、現金、普通預金、売上、通信費など決算書に出てくる名称です。補助科目とは、普通預金の中のA銀行、B銀行といったように、勘定科目の内訳明細を表すものです。通常、A銀行、B銀行という補助科目の取引を別々に入力していくと、自動的に普通預金という勘定科目の残高が集計されます。
さて、これらの何に注意するのかというと、勘定科目や補助科目を無駄に増やさないということです。例えば、経費の中で「消耗品費」と「事務用消耗品費」という勘定科目がありますが、これらを区別しなければならない特別な理由がない限り、一つの勘定科目に集約するほうが合理的です。理由は単純で、勘定科目の数が増えると一科目当たりの金額が小さくなり、管理しにくくなるからです。特に経費科目の場合は、多くの勘定科目に金額が細かく分散すると、経費節減の動機が働きにくくなります。「これぐらいの金額なら、まあいいか。」という発想になり、経営の管理が甘くなってしまいかねないので注意が必要です。




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