シンプル経理のすすめ(其乃弐) 2005.05.15
ホームニュース一覧



シンプル経理のすすめ(其乃壱)

事業を行っていれば、経理は必須の部門です。経理事務を社長ご自身がされているところもあれば、事務員を雇っている場合もあるでしょう。ただ、次のような疑問を感じたことはありませんか?
・なぜ1円も儲からない経理作業に、ここまでの時間とコストをかけるのか?
・なぜ経理の仕事はこんなに細かく丁寧にやらなければならないのか?
・便利なやり方を知っているのに、なぜ昔ながらのやり方を変えようとしないのか?
・パソコン会計を導入したのに、なぜ人は減らないのか?
このような疑問を解決するのがシンプル経理です。
其乃壱(2004.12.15号)では、現金の管理についてお話しました。今回は、領収書や請求書などの「経費関係書類」のシンプル経理を見ていきましょう。

経費関係書類の保存

経理事務のハウツー本などには、領収証の保存方法について「(1)番号を付け(2)スクラップブックに貼る」という記載があるようです。しかし、この方法はお奨めできません。
まず、番号を付けるのは手間がかかりますし、スクラップするのも手間がかかります。場所もとりますし、案外キレイにできないものです。
何のために領収証を貼るのか考えてください。もちろん、あとで見たときに分かりやすいという理由のようですが、領収証をあとで見返すことはほとんどありません。仮に見返すことがあるとしても、せいぜい日付順に並べておけば探し出すことが可能です。
確かに領収証は、キチンと保存しておかなければならない証憑書類です。しかし、時間をかけてキレイにスクラップしたとしても、領収証が表舞台に出る場面はほとんどありません。領収証にかかわらず、普段あまり見ることのない資料などは、どこにファイルされているかが分かればそれで十分で、それ以上のものは必要ないといえるでしょう。

当事務所の領収証のお奨め保存方法は、(1)支払日(または記帳日)の順に並べ、キレイに角を揃えます。(2)表紙を付けて「○年○月〜○月分」と書いておきます。そして(3)大型クリップで止める。これだけです。

経費関係書類の分類

事業所の整理整頓は、仕事を効率的に運ぶために重要です。また、机の上や書類の整理整頓も重要です。整理整頓は、「どこ」に「なに」があるのかを分かり易くするために行うものです。そのために分類という作業をすることがあります。
しかし、経費関係の書類については、支払先や支払内容ごとに分類しても手間と時間を掛けた割には、効果は薄いようです。人間の脳は、時間的な記憶力には優れているので、支払関係の資料についは、分類せずに時間順に並べておくのがよいでしょう。仮に見返すことがあったとしても、時間順でさかのぼれば探し出せます。

以上は、経費関係書類についてのシンプル経理です。得意先や仕入先関係の資料はこれとは別に管理する必要があります。要するに重要性(管理レベル)が異なるのです。「簡単にできるところは簡単に」がシンプル経理です。

余談ですが、名刺を整理する際に名前の順で整理される方がおられますが、この方法が間違っていることに早晩気付くことになります。この方法では、名前を忘れると検索不可能になってしまうからです。




事業協同組合設立専門事務所



会社設立を徹底支援!事業協同組合設立も徹底支援! 会社設立、NPO法人、協同組合の設立は、多田法務会計事務所
ご相談・ご依頼はこちら

行政書士には、法律により守秘義務が課せられています。お気軽にご相談ください。


Copyright©2003-2005 多田法務会計事務所 TADA CONSULTING OFFICE All rights reserved