電子署名・電子証明書 2006.12.15
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先月号では、フリーソフトの活用について触れましたが、今月は「電子化」についてのご提案です。「電子」という言葉は昔からありますが、近年のインターネットの普及によって法務書類が「電子化」される流れとなっています。特殊な技術は専門家に任せるとして、今後、一般的に利用されるであろう「電子書名・電子証明書」について触れたいと思います。


電子化のメリット・デメリット

契約書などの法務書類を電子化することで、次のようなメリットがあります。@紙文書では必要な収入印紙が不要となる、A文書の保管スペース、検索、搬送、廃棄にかかるコスト、それらの作業にかかわる人件費など、さまざまな面でコスト削減となる、B紙文書を電子化し、ネットワークを介してやり取りすることで、業務全体の効率の向上、決済スピードなど顧客サービスのレベル向上につながる、CIDの付与による権限管理やログ管理を行えば情報漏えいの防止になる、などなど。
一方、デメリットとしては、停電や設備の故障、またはシステムに不具合が起きた場合にデータが消えてしまう可能性があることです。データのバックアップは当然必要ですが、重要文書については、紙とデータの両方での保存が必要です。


電子化するには

紙文書を電子化するには、スキャナで読み込みPDFファイルや画像ファイルに変換するだけです。スキャナがない場合は、設備投資が必要ですが、最近のコピー機やプリンタにはスキャナ機能がついているものがありますので、お手持ちの設備の機能をご確認ください。


「改ざん」「なりすまし」の防止

電子化するということは、データ化することですので、データが改ざんされる危険性があります。また、契約書や注文書などをメールでやり取りする際には、メール送信者のなりすましが問題となります。
紙文書のやり取りでも同様ですが、意思表示の本人性を確認するために、実印を押印し印鑑証明書などの本人確認書類を添付する場合があります。これらを電子化したものを「電子署名」「電子証明書」といい、本人確認と改ざん防止に役立っています。


電子署名・電子証明書

電子署名・電子証明書を導入するには、事前に専用ソフトの購入が必要です。メーカーは数社あり機能や価格に違いはありますが、どの製品でも利用できます。この専用ソフトで必要情報を入力し暗号化した後、法人であれば法務局、個人であれば市町村役場に申請すれば「電子証明書」の取得が可能となります。紙文書の実印である「電子署名」と印鑑証明書である「電子証明書」を電子文書に添付することで、改ざんやなりすましを防止することができます。

この記事を読んですぐに導入される方は少ないと思いますが、電子化の流れは止められません。建設業では入札の書面申請廃止が進んでいますし、今後、取引先で書類の電子化を希望するところも増えてくるでしょう。そうなった時にすぐに対応できるように心の準備だけはしておいてください。




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