協同組合の決算と通常総会 2008.04.15
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3月は決算の集中月です。多くの法人では5月の総会に向けて準備をされていることと思います。昨年、大改正された協同組合法ですが、ガバナンス(統治)の強化によって決算手続や通常総会開催までの流れが細かく規定されました。総会運営は他の法人経営者においても参考になるかと思いますので、今回は協同組合の決算期の流れを紹介します。


事業年度終了後のスケジュール

協同組合の決算については、事業年度終了後2か月以内に総会を開催、税務申告と納税も2か月以内で、通常総会終了後2週間以内に所管行政庁に決算関係書類提出書を提出。従来は、これだけ知っていればなんとかなりましたが、改正後の決算スケジュールは、次のとおりとなりますので改めてご確認ください。
(1)決算関係書類と事業報告書の作成
(2)監事による監査の実施
(3)出資金の変更登記
(4)理事会の開催
(5)決算関係書類と事業報告書の備置
(6)通常総会招集通知の発出と決算関係書類等の提供
(7)通常総会の開催
(8)税務申告書類の提出と納税
(9)通常総会議事録ほか各種書類を作成し所管行政庁へ提出
これらのほか、役員改選や定款変更がある場合は、それぞれ議案を作成し総会決議を受け、一定の書類を所管行政庁へ提出する必要があり、変更登記が必要な場合に登記申請することは従来と同じです。


従来からの変更点

改正による変更点のうち、決算関係のものは次のとおりです。
(1)決算関係書類、事業報告書、監査報告は施行規則に基づき作成する。
(2)監事は、決算関係書類及び事業報告書の全部を受領した日から4週間を経過した日と理事との合意により定めた日のいずれか遅い日までに監査報告を通知する。
(3)決算関係書類及び事業報告書は、監事の監査を受けた後、理事会で承認する。
(4)通常総会の2週間前に決算関係書類及び事業報告書を主たる事務所及び従たる事務所(従たる事務所へは写し)に備え置く。
(5)理事会の承認を受けた決算関係書類及び事業報告書を、通常総会の通知とともに組合員に提供する。
(6)役員報酬は理事・監事ごとに設定。
(7)役員の任期は、理事2年以内、監事4年以内で定款に定める。

特に(5)については、これまで通常総会の招集にあたっては会議の目的たる事項(議案)を示すことで足りていましたが、これからは決算関係書類と事業報告書を総会当日の出席者だけでなく、全ての組合員に対し事前に提供(書面の場合は郵送)しなければならなくなりました。
これについては、組合の定款に電磁的方法により行う旨の規定がある場合には、各組合員の同意を得て、電子メールやウェブサイトを利用して提供することも可能です。今後の総会対策として組合員の同意書の取り付けをお勧めします。

なお、事前に提供を要するものは、決算関係書類、事業報告書及び監査報告であり、収支予算や事業計画などは事前提供の対象になっていませんが、書面で議案の賛否を問う場合は、各議案の内容も提供を要するのは従来と同じです。




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